Entidades y registros

Casi ningún negocio guarda exactamente lo mismo que otro. Un taller ficha vehículos; una clínica, pacientes; una empresa de mantenimiento, equipos e inmuebles.

Las entidades son cómo Heyllave resuelve eso sin obligarte a encajar tu negocio en campos que alguien más decidió.

Tipo y registro

Dos palabras que hay que separar:

• Un tipo de entidad es el molde: “Cliente”, con los campos nombre, correo, teléfono, NIT.
• Un registro es una ficha concreta: “Transportes Andes”, con esos campos llenos.

Defines el tipo una vez; después creas todos los registros que quieras.

Crear un tipo de entidad

Entidades → Nuevo tipo

La vía rápida: instalar una plantilla

Heyllave trae un catálogo de entidades con tipos listos para usar. Instala el que más se parezca a lo que necesitas y ajústalo después — renombrar y cambiar campos es fácil; empezar de cero, más lento.

Entidades → Ver catálogo

Desde cero

1. Identidad. Nombre visible (“Cliente”) e identificador interno (cliente). El identificador se genera solo del nombre, puedes editarlo, y después no se cambia.

2. Apariencia. Icono, color, si aparece en la barra lateral y en qué posición.

3. Campos. Agrega uno por cada dato que quieras guardar. Cada campo es una columna de la tabla y una entrada del formulario. Hay vista previa en vivo del formulario que estás armando.

4. Comportamiento. Ver más abajo.

Tipos de campo

Tipo	Para qué
Texto	Nombres, referencias, notas cortas.
Correo	Direcciones de correo, con validación.
Número entero / decimal	Cantidades, medidas, importes.
Sí / No	Interruptores.
Fecha / Fecha y hora	Vencimientos, fechas de alta.
Duración	Tiempos.
Selección	Una lista cerrada de opciones que tú defines.
Imagen / Archivo / Documento	Fotos, manuales, adjuntos.

Cualquier campo puede marcarse como obligatorio.

Comportamiento

Cuatro ajustes que conviene pensar bien:

Campo que titula cada registro

Cuál de los campos se usa como título del registro. Aparece en la tabla, en la vista lateral, en el encabezado del detalle y en cada relación. Si eliges mal, tu lista de clientes se ve como una columna de identificadores.

Campos que se indexan en la búsqueda

Qué campos alimentan el buscador del espacio. Sin ninguno, solo se busca por el título.

Campo de correo para el portal

A qué dirección se envía la invitación al portal de clientes desde la ficha del registro.

Identificador público

Cómo se generan los ids visibles de este tipo:

Estrategia	Resultado
Consecutivo	cli-1, cli-2, cli-3…
Consecutivo por año	cli-2026-1, cli-2026-2…
Aleatorio	Un id sin orden aparente.
Prefijo + aleatorio	Tu prefijo y luego algo aleatorio.
Texto del registro (slug)	Derivado del título del registro.

Puedes fijar el prefijo y los dígitos del consecutivo (4 produce 0001).

Relaciones

Los datos de un negocio no viven sueltos: un cliente posee vehículos, un inmueble contiene equipos, una póliza pertenece a un cliente.

Entidades → Relaciones → Nueva relación

Una relación se define una vez entre dos tipos y luego se usa en cada registro:

Campo	Qué es
Tipo de relación	El identificador con el que viaja en la API y en las reglas: posee, pertenece_a. En minúsculas y sin espacios.
Origen → Destino	La dirección. Un registro del tipo origen apunta a uno del tipo destino.
Obligatoria para el origen	Si un registro del tipo origen no puede existir sin esta relación.

En la ficha de un registro verás dos bloques: Relacionado con (las relaciones que salen de él) y Referenciado por (las que llegan).

Trabajar con registros

Entidades → (tu tipo) → Ver registros

• Buscar por texto en los registros.
• Filtrar con expresiones sencillas: estado = abierto y cantidad >= 10. Heyllave valida el filtro mientras escribes y te avisa si un campo no existe o si el operador no aplica a ese campo.
• Elegir columnas visibles.
• Crear, editar y archivar registros.

Eliminar un registro en realidad lo archiva: sale de las listas pero su historial no se pierde.

Activar y desactivar un tipo

Un tipo se puede crear inactivo: existe, pero nadie puede crear registros y no aparece. Actívalo cuando esté listo.

Desactivar un tipo que ya tiene registros lo oculta sin borrar nada.

Eliminar un tipo, en cambio, elimina el tipo y su esquema, y no se puede deshacer.

Vincular un registro con una persona

En la ficha de un registro puedes vincular un usuario. Eso es lo que conecta a tu cliente con su cuenta y le da acceso al portal, donde verá sus órdenes, sus pagos y sus documentos.

Desde la misma ficha puedes invitar al portal a la dirección del campo de correo que configuraste.

Reglas de validación

Cada campo admite reglas: rangos, formatos, obligatoriedad condicional. Hay reglas comunes con un clic y un modo avanzado donde escribes la regla en el lenguaje de validación de Heyllave, con un botón Probar para comprobarla antes de aplicarla.

Siguiente

Roles y permisos →

Consultar el detalle y la cronología

Abre el registro que corresponde al cliente, equipo u otro elemento. Según su configuración, el detalle puede reunir datos, relaciones, actividad, documentos y registros de otros módulos. Revisa el tipo y la referencia antes de añadir información.

Cuando haya una cronología, usa sus filtros para encontrar el tipo de entrada o periodo que necesitas. Las fotos y métricas pertenecen a las entradas que las registraron; no confundas una lectura anterior con el estado actual.

Crear una entrada

1. Desde el registro, elige Nueva entrada cuando esté disponible.
2. Selecciona el tipo de entrada permitido por esa ficha.
3. Completa sus campos y secciones, fecha, notas y archivos según corresponda.
4. Revisa y guarda.
5. Al volver al detalle, comprueba que aparezca en la cronología correcta.

Si sales con cambios sin guardar, la pantalla pide confirmar si quieres descartarlos. Si no hay tipos de entrada disponibles, pide a la persona administradora que revise su configuración y tu permiso para actualizar el registro.

Comparar fotos y corregir una entrada

Si la ficha tiene un bloque de comparación, selecciona las fotos de antes y después y revisa fechas, etiquetas y zona cuando esos filtros estén configurados. El bloque solo puede comparar las imágenes que existen y que tienes permiso para ver.

Para una entrada que permite Corregir, indica los datos nuevos y el motivo. La corrección conserva la entrada original; revisa el historial en lugar de tratarla como una sustitución silenciosa.

Si algo no funciona

Entidades es un módulo base, así que lo que falta son permisos o configuración. Administrar los tipos, leerlos, vincular un registro con una persona y gestionar sus archivos son cuatro permisos distintos. Si un campo no aparece en el formulario, está en el esquema del tipo, no en tu rol; si el registro no acepta un valor, revisa el tipo de campo antes de cambiar el permiso.