Migrar a Heyllave no es cargar un archivo: no hay importación masiva ni carga de CSV. Los registros entran a mano desde las pantallas o programados contra la API. Eso suena a mala noticia y en realidad decide la estrategia: como cargar datos cuesta, conviene cargarlos una sola vez, y para eso hay que tomar bien unas pocas decisiones antes del primer registro.
Porque algunas de esas decisiones no se pueden cambiar después.
Lo que queda bloqueado
Esta es la sección que vale la pena leer dos veces. Todo lo demás de la migración se puede corregir; esto no.
| Decisión | Cuándo se bloquea | Qué pasa si te equivocas |
|---|---|---|
| Identificador interno de un tipo de entidad | Al crear el tipo | Hay que crear otro tipo y volver a cargar sus registros. |
| Estrategia de identificador público de un tipo | En cuanto el tipo tiene un registro | Los ids ya emitidos están en documentos, referencias y conversaciones. No se renumeran. |
| Prefijo y dígitos de ese identificador | Igual que la estrategia | Conviviría cli-1 con CLI-0001 para siempre. |
| Clave de un servicio reservable | Al editarlo | La clave identifica el servicio; queda fija. |
| Slug de una página del sitio público | Al crear la página | La dirección pública ya se compartió o se indexó. |
Hay dos más que no se bloquean pero se comportan como si lo hicieran:
- La unidad de un artículo. Cambiarla cuando ya hay movimientos obliga a reinterpretar todo el historial de inventario. Litro, metro, caja o unidad: decídelo antes de cargar cantidades.
- La estrategia de numeración de órdenes y de artículos. Cambiarla más adelante no renumera lo que ya existe: solo cambia lo siguiente. Acabas con dos formatos en el mismo historial.
El orden que evita rehacer el trabajo
Cada paso depende del anterior. Saltarte uno es lo que obliga a volver atrás.
- Identidad y preferencias del espacioNombre, logo, idioma y zona horaria. La zona horaria es la referencia de los límites y los cortes de periodo, así que no la dejes para después.Antes de cualquier dato
- Enciende solo los módulos del flujo elegidoSi no vas a facturar todavía, no enciendas Facturación. Un módulo apagado no estorba; uno encendido a medio configurar sí.Revisa las dependencias
- Diseña los tipos de entidad y sus relacionesClientes, vehículos, equipos, inmuebles. Define campos, el campo que titula cada registro, los campos que se buscan y la estrategia de identificador.Aquí están los bloqueos
- Crea los roles a partir de puestos realesAntes de invitar a nadie. Es mucho más fácil ampliar un permiso cuando alguien lo pide que quitarlo cuando medio equipo se acostumbró.
- Ubicaciones de inventario y catálogoPrimero las ubicaciones, después los artículos, al final las cantidades. Decide qué categorías controlan existencias y la unidad de cada artículo.Cantidades al final
- Servicios, recursos y disponibilidadSi agendas citas. La clave del servicio queda fija, así que nómbrala pensando en dos años.
- Tipos de documento y reglas de avisoPlantillas, firmas y qué evento dispara qué mensaje. Prueba cada regla con alguien del equipo antes de apuntarla a clientes.
- Carga los datosPrimero los clientes, después sus activos, después las relaciones entre ambos. Los saldos abiertos al final.
- Invita al equipoCuando ya hay algo que mirar. Un espacio vacío enseña mal el producto.
- Recorre un caso completo con datos de pruebaDe la solicitud al cobro. Después borra o archiva ese caso.No te saltes este paso
Cómo entran los datos
Elegir la vía de carga
¿Cuántos registros vas a traer?Para la vía programada, consulta Conectar Heyllave con otra herramienta. Carga primero un lote pequeño, revisa cómo quedó un registro completo en la pantalla, y solo entonces carga el resto.
Lo que no se migra, y qué hacer en su lugar
- Documentos ya emitidos en otro sistema. No los recrees como documentos emitidos aquí: duplicarías numeración y dejarías un rastro contable falso. Consérvalos donde están, como archivo, y empieza la numeración de Heyllave desde donde corresponda.
- Numeración fiscal del pasado. La serie de Heyllave arranca donde la configures. Revisa identidad fiscal y numeración antes de emitir el primer documento, no después.
- Pagos ya recibidos. No registres de nuevo cobros que ya ocurrieron fuera. Lo que se trae es el saldo abierto de cada cliente, como un punto de partida.
- El historial de inventario. Lo que se carga es la existencia actual por ubicación. El movimiento que la creó pertenece a tu sistema anterior.
- Lo que tu equipo consultaba por costumbre y nadie usa. Una migración es la única oportunidad barata de no traer la mitad de los campos.
Antes de dar el espacio por vivo
- Una persona con el rol previsto ve exactamente lo que debe ver, comprobado con Ver como, no imaginado.
- Un registro de cliente y uno de activo están relacionados y se encuentran desde el buscador.
- Un artículo con control de existencias muestra la cantidad correcta en la ubicación correcta.
- Un caso completo recorrió solicitud, trabajo, documento y cobro.
- Una regla de aviso llegó a alguien del equipo, con el texto que esperabas.
- Los identificadores públicos se ven como quieres que se vean dentro de dos años.
Si algo no funciona
Si un tipo de entidad no acepta un campo o un valor, el problema está en su esquema, no en tu rol. Si cargaste registros y no aparecen en el buscador, revisa qué campos marcaste como indexados. Si un artículo no descuenta inventario, revisa el control de existencias de su categoría antes de revisar permisos. Y si un identificador ya salió mal, no intentes corregirlo renumerando: pregunta a quien administra el espacio cuál es el camino, porque esos ids ya pueden estar en documentos compartidos.