Puedes compartir un documento con un enlace desde la lista de Documentos. El enlace da acceso al documento indicado; antes de enviarlo, confirma que el contenido y la persona destinataria sean correctos.
Crear y copiar el enlace
- Abre Documentos y localiza el registro que quieres compartir.
- Abre el menú de acciones y selecciona Compartir.
- Si aparece el campo de duración, define por cuánto tiempo estará disponible el enlace.
- Crea el enlace y usa Copiar enlace.
- Envíalo por el canal que uses con esa persona y aclara qué documento recibirá.
El enlace se crea para ese documento y puede tener una fecha de vencimiento. Si tu espacio no permite compartirlo o no aparece la acción, revisa el estado del documento y pide a la persona administradora que confirme el permiso para compartir.
Revocar el acceso
Cuando el enlace ya no deba funcionar, vuelve al menú del documento y elige Revocar enlace. La persona destinataria dejará de poder usar ese enlace. Si todavía necesita acceso, puedes generar y enviar uno nuevo.
Compartir con cuidado
- Comprueba el documento y el destinatario antes de copiar el enlace.
- Usa una duración adecuada para el propósito.
- Si el documento contiene información que ya no debe consultarse, revoca el enlace.
- Compartir un enlace no equivale a invitar a alguien al espacio ni a darle acceso al resto de los registros.
Si algo no funciona
Compartir un documento necesita permiso de compartición; publicarlo y revocar un enlace son permisos aparte. Si el destinatario no puede abrir el enlace, revisa si se revocó, si el documento sigue publicado y si su tipo cambió. Generar un documento no lo comparte, y compartirlo no lo firma.