En Catálogo guardas los artículos y servicios que tu equipo agrega al trabajo: repuestos, materiales, mano de obra u otros conceptos. Mantener los nombres, precios y unidades al día ayuda a que las órdenes partan de información coherente.
Crear un artículo o servicio
- Abre Catálogo y selecciona Nuevo artículo.
- Escribe un nombre que el equipo reconozca. Agrega un código interno si lo usan.
- Elige o crea una categoría.
- Define precio, moneda y unidad. Completa el impuesto cuando corresponda.
- Si tu categoría controla existencias, registra la cantidad y la ubicación.
- Guarda y revisa la ficha del artículo.
Los campos opcionales pueden dejarse vacíos. Las categorías también indican si el inventario se controla; revisa ese ajuste antes de cargar cantidades.
Mantener existencias
Abre un artículo para consultar sus datos y el historial de movimientos. Si el negocio usa ubicaciones, unidades o grupos, adminístralos desde la pestaña Gestión. Heyllave puede mostrar avisos como Bajo stock o Agotado para los artículos con control de existencias.
Tres cantidades, no una
Lo primero que hay que interiorizar: una existencia no es un número, son tres. Y la que te dice si puedes vender es la tercera.
Cada cantidad vive por ubicación. Un artículo con tres bodegas tiene tres saldos y un agregado. Si consultas sin indicar ubicación, ves la suma de todas; si indicas una, ves solo esa. Esa diferencia explica la mayoría de los “según el sistema hay cinco y en la estantería no hay ninguno”: hay cinco, en otra sede.
Cómo se mueve el inventario
Una liberación puede ser parcial o de una sola ubicación: si una orden apartó cuatro unidades y solo usó dos, se liberan las otras dos sin tocar el resto.
Todo ajuste pide un motivo y deja rastro. Esa es la parte que hace auditable un inventario: dentro de seis meses, la pregunta no es cuánto hay, es por qué cambió.
Puntos de reorden
Puedes fijar un punto de reorden y una cantidad de reposición por cada combinación de artículo y ubicación. No por artículo: la bodega central y el mostrador se agotan a ritmos distintos y merecen umbrales distintos.
Cuando la existencia baja del punto, el artículo aparece marcado. El aviso no genera la compra por sí solo: la solicitud al proveedor es una acción aparte.
Qué ve tu cliente en el sitio público
El número que ves tú no es necesariamente el que ve el visitante. El espacio elige entre tres modos:
| Modo | Qué muestra el sitio | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Solo disponibilidad | Ni un número: solo si hay o no hay. Es el modo con el que llega. | Casi siempre. No le enseñas tu inventario a la competencia y no prometes una cifra exacta. |
| Con tope | La cifra exacta hasta el tope, y “10+” por encima. | Cuando la escasez ayuda a decidir —quedan 2— pero no quieres publicar que tienes 400. |
| Exacto | La cantidad real. | Cuando el cliente necesita la cifra para pedir, como en mayoreo. |
Buenas prácticas
- Decide qué categorías controlan existencias, y solo esas.Un repuesto sí; una hora de mano de obra no. Activar el control sobre servicios llena el inventario de cosas que no se cuentan y vuelve ilegibles los avisos de bajo stock.
- Crea las ubicaciones antes de cargar cantidades.Mover saldos entre ubicaciones después es trabajo manual. Si vas a tener mostrador y bodega, defínelos primero aunque empieces con una sola.
- Fija la unidad de cada artículo desde el principio.Litro, metro, caja, unidad. Cambiar la unidad cuando ya hay movimientos obliga a reinterpretar todo el historial.
- Usa el ajuste para la realidad, no para cuadrar.Si el conteo físico no coincide, ajusta con el motivo real —rotura, extravío, error de carga—. Un ajuste sin motivo claro es una pérdida que nadie va a investigar.
- Revisa lo reservado antes de culpar al conteo.Cuando falta algo, mira primero si está comprometido con una orden abierta. Suele ser eso.
- Deja el sitio público en “solo disponibilidad” mientras tu inventario no sea confiable.Publicar una cifra exacta que no se cumple cuesta más que no publicar ninguna.
Usar el catálogo en el trabajo
El catálogo sirve como referencia para agregar líneas a órdenes y cotizaciones. No reemplaza la revisión de lo que realmente se usó ni confirma por sí solo una compra al proveedor.
Si algo no funciona
Catálogo es un módulo opcional y necesita Entidades. Dentro, crear artículos, cambiar precios, administrar existencias, publicar en el sitio y gestionar archivos son permisos distintos. Si las existencias no se mueven, revisa el seguimiento de existencias de la categoría del artículo antes de revisar el rol: se define por categoría del catálogo, no con un interruptor del espacio. La foto de un artículo se sube después de guardarlo, así que guarda primero.
Relacionado
- Crear y seguir órdenes de trabajo →
- Preparar el sitio público y sus colecciones →
- Revisar módulos y funciones disponibles →
Agregar o cambiar la foto de un artículo
- Abre el artículo y entra a editarlo, o prepara uno nuevo.
- En el campo de imagen, usa la acción para elegir una foto del dispositivo.
- Comprueba la vista previa y completa los datos del artículo.
- Guarda y espera a que termine la carga.
- Vuelve a abrir el artículo para confirmar la imagen guardada.
La foto principal puede usarse en el catálogo público; elige contenido apropiado para visitantes. Si falta la acción de carga, revisa con la persona administradora el permiso para gestionar archivos, además del permiso para editar artículos.
Si se guardó el artículo pero falló la foto, corrige el error y reintenta la carga en ese mismo artículo. No crees otro registro para intentar subirla otra vez.
Comprobar la imagen en el sitio público
En Sitio público → Catálogo, confirma que el artículo deba estar visible y revísalo en la página o colección correspondiente. Abre la dirección pública como visitante para comprobar imagen, nombre y precio; verla en el editor interno no confirma lo que ve el cliente.
Para entradas de inventario de una orden, consulta Recibir entregas de proveedores.