Heyllave tiene cuatro operaciones de reversión distintas para una orden de trabajo. Elegir la correcta es casi todo el trabajo: cada una exige un estado de partida diferente, genera un documento contable diferente y deja la orden en un estado diferente.
Lo primero es saber si ya facturaste. Esa sola pregunta decide la mitad del camino.
Elegir la operación
¿La orden ya está facturada?Las cuatro operaciones, en una tabla
| Operación | Estado de partida | Documento que genera | Inventario | Estado final |
|---|---|---|---|---|
| Devolución | Completada y sin facturar | Ninguno — no se había cobrado | Las piezas vuelven | Devuelta |
| Reembolso total | Facturada | Factura emitida y sin pagar → se anula. En cualquier otro caso → nota crédito, más el reembolso del dinero si la factura tiene pagos | Vuelven las líneas reingresables | Reembolsada |
| Reembolso parcial | Facturada o parcialmente reembolsada | Nota crédito por línea | Vuelven las líneas reingresables | Reembolsada parcialmente |
| Enmienda | Facturada | La original se revierte primero (anulada si está emitida y sin pagar; si no, nota crédito completa) | Sin cambio | Enmendada, con las líneas editables otra vez |
Las cuatro se registran en el historial de reversiones de la orden, de la más reciente a la más antigua. Antes de registrar cualquier cosa, abre ese historial: es la forma de comprobar que no se hizo ya.
Lo que pide cada reversión
Un motivo, siempre. Ninguna de las cuatro se registra sin él. Escribe el acuerdo, no la emoción: “se devuelven 2 de 4 bujías, acuerdo con el cliente del 7 de noviembre”.
Una clave de idempotencia — en devolución y reembolso. La enmienda no la pide; las otras dos sí, y es lo que evita el doble registro. Si la misma operación se reintenta con la misma clave, Heyllave devuelve la orden sin volver a reembolsar. Por eso, cuando una pantalla parece no responder, no vuelvas a pulsar el botón a ciegas: abre el historial de reversiones y comprueba si ya quedó registrada.
El recorrido de una orden, y por dónde se sale
La orden tiene una ruta principal y varias salidas. Los estados marcados como finales no continúan.
Devuelta, Reembolsada y Cerrada son estados finales: la orden no sigue desde ahí. Enmendada y Reembolsada parcialmente siguen abiertas, y una orden enmendada se vuelve a facturar con Refacturar.
Caso 1 · El cliente recibe solo parte del pedido
Ejemplo: la orden incluye cuatro unidades; el cliente recibe tres y deja una pendiente.
- Abre la orden y confirma las líneas y cantidades acordadas.
- Mantén la orden abierta mientras acuerdan si envías la unidad pendiente o se cancela. No completes un trabajo con una entrega pendiente.
- Registra en una nota interna la cantidad acordada, enviada, recibida, pendiente o rechazada; la fecha; el motivo; y quién hará el siguiente paso.
- Conserva el conteo físico en el registro de entregas que use tu equipo.
La orden no registra cantidades despachadas y recibidas por línea, y no genera una guía de entrega. Los faltantes de inventario de Órdenes cubren piezas que tu equipo necesita para trabajar; no representan el saldo pendiente de una entrega al cliente.
Si el cliente cancela la unidad pendiente, no registres una devolución de inventario como si esa unidad hubiera vuelto físicamente.
Caso 2 · El cliente devuelve todo antes de que factures
- Abre la orden completada y entra en Pagos.
- Selecciona Registrar devolución e indica el motivo.
- Comprueba el estado final y los movimientos de inventario. Las líneas configuradas como reingresables vuelven al stock.
No se crea ningún documento contable, porque no se había cobrado nada. Requiere permiso de reembolso. La pantalla devuelve la orden completa: no permite escoger una línea ni una cantidad parcial.
Caso 3 · El cliente pagó y pide el dinero de vuelta
La fecha de la solicitud no decide por sí sola si corresponde aprobarla. Confirma primero lo acordado.
- Abre la orden y revisa Pagos, la factura y el historial de reversiones. Comprueba que no se haya registrado antes.
- Si aprobaron devolver el total, selecciona Reembolsar, escribe el motivo y confirma.
- Vuelve a Pagos y confirma el saldo de la factura y la entrada nueva del historial.
- Verifica aparte el envío real del dinero con el medio de pago usado. El registro de Heyllave no confirma por sí solo una transferencia bancaria ni un movimiento de una pasarela.
Qué documento sale depende del estado de la factura, no de tu elección: una factura emitida y sin pagar se anula; en cualquier otro estado se emite una nota crédito y, cuando la factura tiene pagos, se registra además el dinero reembolsado.
Caso 4 · La factura estaba mal
Esto no es un reembolso: es una corrección. Usa Enmienda.
La factura original se revierte primero —se anula si está emitida y sin pagar, y si no se emite una nota crédito completa— precisamente para que el cliente nunca quede facturado dos veces. La orden pasa a Enmendada y sus líneas vuelven a ser editables. Corrige, y después usa Refacturar para emitir la factura correcta.
Úsalo cuando se facturó una cantidad o un precio equivocado. No lo uses cuando el trabajo estuvo bien y solo devuelves dinero.
Caso 5 · El cliente pide un reemplazo
Ejemplo: pagó cuatro piezas, una llegó dañada y el acuerdo es sustituir esa pieza, no reembolsar la compra.
Heyllave no tiene una acción de intercambio que reste el artículo devuelto y cree su reemplazo en un paso. Se hace con dos órdenes:
- Registra el reclamo y el acuerdo en la orden original.
- Crea una orden separada que describa solo la pieza y el trabajo de sustitución.
- Si Relaciones está habilitado, relaciona la nueva con la original y explica qué pieza reemplaza.
- Antes de completar la nueva, confirma si la factura automática al completar está activa en tu espacio: si lo está, completar la orden puede emitir una factura sola.
- Confirma en ambas órdenes quién cubre el costo y qué pasó con la pieza dañada. Una reposición en garantía no debe producir un cobro duplicado.
No confundas estos flujos
| Situación | Usa | No lo uses para |
|---|---|---|
| Llegan menos piezas de las que compraste | Recibir entregas de proveedores | Contar artículos que recibió tu cliente |
| Faltan piezas para ejecutar una orden | Faltantes de inventario de Órdenes | Registrar una entrega parcial al cliente |
| Devuelves una pieza defectuosa al proveedor | RMA, con su ajuste propio y seguimiento de cargo de núcleo y cargo por reposición | Devolución o reembolso de un cliente |
| El cliente devuelve todo antes de facturar | Pagos → Registrar devolución | Devolver una sola línea o cantidad |
| El cliente pide el dinero de vuelta | Pagos → Reembolsar (total) | Corregir una factura mal emitida |
| La factura salió con un error | Enmienda y después Refacturar | Reembolsar un trabajo que estuvo bien |
El RMA es un flujo aparte y llega desactivado: devolver una pieza al proveedor no es devolver stock a tu propio inventario.
Qué revisar en una prueba
- Una devolución sobre una orden sin facturar no genera ningún documento contable.
- Un reembolso sobre una factura emitida y sin pagar la anula; sobre una factura pagada emite nota crédito.
- Solo las líneas reingresables vuelven al inventario; comprueba el movimiento de stock, no solo el estado de la orden.
- Repetir la misma operación no duplica el reembolso.
- Una orden enmendada admite edición y exige refacturar para volver a cobrar.
Si algo no funciona
Actualizar una orden, reembolsar y crear una nota de crédito son permisos distintos, en dos módulos distintos. Si la operación se rechaza, lo más probable es el estado de partida: la devolución pide una orden completada y sin facturar, y el reembolso y la enmienda piden una orden facturada con factura asociada. Si una devolución no deja el saldo que esperabas, revisa en qué paso quedó —recibir, registrar la factura del proveedor y marcar el pago son acciones separadas, cada una con su propio rastro—. Y antes de reintentar, abre el historial de reversiones: puede que ya esté hecho.
Para los ajustes del módulo, los permisos y el flujo general, consulta Órdenes de trabajo, Facturas y pagos y Talleres y reparación.